Qu’est-ce que la tenue de livres ?

Tenue de Livre

Tenue de Livre – Services comptables à Laval

La tenue de livres en comptabilité fait partie des éléments essentiels dans la bonne gestion d’une entreprise. Elle permet en effet de planifier et suivre la situation financière de l’entreprise, mais aussi de répondre aux normes légales et obligatoires de suivi de registre. Cette tâche peut être réalisée par un comptable en interne ou bien par un professionnel/cabinet spécialisé.

Essentiels à savoir sur la tenue de livres

Avoir une tenue de livres est obligatoire pour toute entreprise: et ce, quelles que soient sa taille et ses activités. Ce registre comptable doit présenter l’intégralité des opérations financières annuelle de la société. Dans ce registre, le responsable de la comptabilité doit établir des rapports d’écriture des opérations comptables effectuées chaque année par l’entreprise : telles que les paies, la fin d’exercice, les déclarations de revenus, les rapports sur les finances, les rapprochements bancaires, les inventaires… Il faut également noter que la tenue de livres en comptabilité permet aux entreprises de répondre à l’obligation légale de suivi des registres exigés par les institutions canadiennes telles que:

  • L’ARC (Agence du revenu du Canada) ;
  • Le RPC (Régime de pensions du Canada) ;
  • L’(AE) (Assurance emploi) ;
  • Le Ministère des Finances ;
  • La Taxe sur les produits et les services ;
  • Les conditions de l’Assurance accident ;
  • Revenu Québec ainsi que le Registre des Entreprises du Québec.

Si la tenue de livre est obligatoire c’est parce qu’elle contribue largement à une gestion pérenne et stable de l’entreprise : elle permet notamment de gérer la situation financière actuelle et passée, de faire des comparaisons et prévisions… Et en cas de vérification de la comptabilité, tenir un registre comptable permet également de gagner du temps et réduire les risques d’erreur.

Quels sont les documents à fournir pour la tenue de livres?

La tenue de livre est une tâche administrative essentielle, nécessitant un maximum d’organisation et de rigueur. Surtout que le classement et la préparation des documents ne sont pas une mince affaire. Pour éviter les éventuelles erreurs, voici la liste des éléments essentiels à prendre en compte:

  • Preuves de ventes

Que ce soit pour la vente d’un produit ou d’un service, et quelle que soit l’activité commerciale de l’entreprise, donner une facture, un reçu, ou un contrat à son client est une étape essentielle dans la réalisation d’une transaction. Ces documents constituent en effet la preuve qu’il y a bien eu vente et paiement.

  • Preuves de Dépenses

Les preuves de dépenses sont des documents à garder précieusement ! En fonction du type de dépense, il existe différentes formes de preuves: facture pour les établissements tels que les restaurants, centres commercial, fournisseurs ou autres. Et dans le cas de paiement de loyer, taxe d’affaire ou facture de fournisseur, les preuves de dépense sont appelées talons de chèque.

  • Relevés de Comptes

On ne parle pas seulement ici de comptes bancaires, mais également d’autres types de compte permettant d’effectuer des transactions (vente ou achat): tels que la carte de crédit, Paypal, compte épargne…

  • Contrats

Établir un contrat est indispensable lors d’un accord de convention à long terme: cela permet de transcrire sur papier toutes les informations essentielles, notamment le montant du début, le taux d’intérêt, le paiement mensuel, la durée du contrat… Pour le cas des entreprises, les formes de contrat les plus courantes sont les contrats de location, les prêts, les achats de matériel ou de véhicule avec financement…

  • Apports/retraits de l’actionnaire

Pour assurer une gestion pérenne de l’entreprise, il faut à tout prix éviter de mélanger les dépenses personnelles avec les dépenses de l’entreprise ou vice versa. C’est très important pour la classification des paperasses.

  • La Classification

La tenue de comptabilité est une tâche qui nécessite beaucoup d’organisation. Le rapport doit être fait chaque mois. Et pour bien l’organiser, il est préférable de classer les documents et paperasses du mois suivant le type d’action. Par exemple : comptes mois de Janvier, preuve de vente mois de Janvier…

Bref, ce ne sont que les essentiels sur la tenue de livres. Mais de nombreuses solutions peuvent être envisagées pour assurer une gestion plus stable et fiable de son entreprise. En tout cas, il ne faut cependant pas oublier que seule la vigilance et l’organisation contribuent à une meilleure gestion de la comptabilité.

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